Verhaltenskodex (Code of Conduct)

Version 1.2 – 03.02.2020

2. BMS – das Unternehmen – die Werte

Grundsätze

BMS hat als Unternehmen eine große Verantwortung gegenüber Mensch und Natur. Fairness und Toleranz sind die Grundsäulen von BMS

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sich in seiner täglichen Arbeit

• Fair, respektvoll und professionell mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern zu verhalten,
• rechtmäßig und ethisch zu handeln,
• BMS gegenüber loyal zu sein,
• die Interessen von Kunden und Geschäftspartnern, Behörden, der Öffentlichkeit und der Umwelt angemessen zu berücksichtigen,
• andere Kulturen und Religionen zu respektieren,
• mit Risiken verantwortungsbewusst und transparent umgehen
• verantwortungsvoll mit den Anlagen, Gebäuden und Gerätschaften umzugehen.

Wir erwarten von jedem Mitarbeiter, dass wenn er sich unsicher fühlt, Rat und Hilfe bei einem Vorgesetzten sucht. Offenheit und Vertrauen sind die wirksamsten Mittel, um durch Fehlverhalten drohende Schäden vom Unternehmen abzuwenden oder sie zu begrenzen.

Qualität

Alle von BMS erbrachten Marktforschungs- und Beratungsdienstleistungen zeichnen sich durch einen besonders hohen Qualitätsstandard aus.

Hierzu setzen wir auf

• Individuelle Betretung von Kunden und Projekten
• Höchstes Engagement bei der Durchführung von Projekten
• Einsatz von wissenschaftlich fundierten Methoden und langjähriger Erfahrung
• Höchste Qualität in der Feldarbeit
• Einhalten von Qualitätssicherungsprozessen (0% Fehlertoleranz)
• Lieferung von maximalem Erkenntnisgewinn und Kundennutzen
• Langfristige und vertrauensvolle Kundenbeziehungen
• Exklusive Betreuung von Kunden in deren Branchen

Seit 2006 ist der “ICC/ESOMAR International Code on Market, Opinion and Social Research and Data Analytics” Grundlage für unsere Marktforschungs- und Beratungsdienstleistungen.

Umwelt und Energie

Wir verpflichten uns unsere Bemühungen zum Schutz der Umwelt und des Planeten kontinuierlich zu verbessern.

Unser Ziel ist bis 2030 zu 100% CO2 neutral zu sein und darüber hinaus einen Beitrag zu leisten den globalen CO2 Ausstoß zu verringern

Hierfür wird in allen Phasen eines Projekts (von der Entwicklung über Durchführung bis hin zur Ergebnisabgabe beim Kunden) auf eine schonende Nutzung der Ressourcen geachtet wird. BMS erwartet von jedem Mitarbeiter sich aktiv am Umweltschutz sowie einem sorgsamen Umgang mit Energien und Ressourcen zu beteiligen.

Gesundes Arbeitsumfeld und Work-Life Balance

Die Erhaltung der Gesundheit der Mitarbeiter von BMS gehört zu den Grundsäulen von BMS. Die Arbeitsplätze (im Büro oder Home Office) werden stets nach den neusten ergonomischen Erkenntnissen und den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausgestattet.

Die Vermeidung von Unfällen hat höchste Priorität. Die Regeln und Vorgaben der Arbeitssicherheit hat jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter in eigenem Interesse einzuhalten.

Darüber hinaus verpflichtet sich BMS seinen Mitarbeitenden eine positive Work-Life Balance zu ermöglichen. Dadurch sollen alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben neben dem beruflichen Engagement ein erfülltes Leben mit ausreichend Zeit für Hobbies, Familie oder soziales Engagement zu führen.

Nachhaltigkeitsbericht (Sustainability Report)

BMS verpflichtet sich dem Umweltschutz und der Nachhaltigkeit, damit unser Planet für kommende Generationen erhalten bleibt.

Unsere Vision ist, dass bis zum Jahr 2030 durch unsere Existenz und Tätigkeit keine zusätzlichen CO2 Emissionen entstehen (CO2 Neutralität).

BMS erstellt jährlich einen Nachhaltigkeitsbericht und orientiert sich dabei an die gültigen Standards.

Langfristig sollen Links zu GRI (Global Reporting Initiative) eingepflegt werden. Außerdem streben wir eine Teilnahme and der UNGC (United Nations Global Conduct) Initiative an.

3. Geschäftliche Integrität

Einhaltung der Gesetze

Es gehört zur Politik von BMS, alle Gesetze und Regelungen einzuhalten, die für seine Geschäfte gelten. Sollten Fragen zu bestimmten Gesetzen oder Regelungen auftreten, kontaktieren Sie die Geschäftsleitung.

Kartellrecht

BMS verpflichtet sich zur strikten Einhaltung des Kartellrechts. Somit gibt es keine Absprachen zwischen Wettbewerbern über Preise oder die Aufteilung von Gebieten, Kunden oder Kundengruppen, Produktions- oder Verkaufsmengen.

BMS im Wettbewerb

BMS unterstützt die Grundsätze des freien Unternehmertums und des fairen Wettbewerbs. BMS besteht in allen Bereichen seiner Geschäftsaktivitäten auf Integrität und Fairness. Bestechung und jede andere Form unethischer Geschäftspraktiken sind verboten. Von den Mitarbeitern von BMS wird erwartet, dass sie alle Situationen meiden, in denen ihr persönliches oder finanzielles Interesse mit den Interessen des Unternehmens in Konflikt geraten könnte.

Alle geschäftlichen Transaktionen sind entsprechend den Grundsätzen der Rechnungslegung und den gesetzlichen Gesetzen genau und vollständig aufzuzeichnen und können einer Prüfung unterzogen werden.

BMS steht im Wettbewerb. BMS erwartet von seinen Mitarbeitern auch, dass sie gesetzestreu und ethisch korrekt konkurrieren. BMS hält sich an strikte Grundsätze, um zu gewährleisten, dass die Aktivitäten voll und ganz mit allen geltenden gesetzlichen Wettbewerbsregelungen und mit der BMS-Geschäftspolitik zur Einhaltung von gesetzlichen Wettbewerbsregelungen in Einklang stehen.

BMS verpflichtet sich und alle Mitarbeitenden zur Einhaltung der Regeln des UNGC Principle Ten: Anti-Corruption.

Umgang mit Lieferanten

BMS arbeitet nur mit Geschäftspartnern, die die ethischen Werte von BMS, seine sozialen, gesellschaftlichen und umweltbezogene Standards unterstützt.

Umgang mit Wettbewerbern

BMS verfolgt das Ziel, die Bedürfnisse der Kunden schneller, besser und treffender zu erfüllen als unsere Wettbewerber. Dafür will BMS in einen harten, aber fairen Wettbewerb treten, und zwar im Rahmen der geltenden gesetzlichen Wettbewerbsregeln.

Terrorismus

BMS prüft bei laufend, ob Unternehmen und oder Personen, die mit BMS in jedwedem Verhältnis stehen und stehen werden, ob diese in der Liste der zum Terrorismus zugehörenden Personen und Firmen gelistet sind.

Sollte dies der Fall sein, werden keine Geschäftsbeziehungen aufgebaut oder bestehende sofort beendet.

4. Verantwortlichkeiten von BMS als Unternehmen

Offene Kommunikation

Wir bei BMS pflegen das offene Wort und verlässliches Handeln.

Unsere Mitarbeiter sind aufgerufen, alle Angelegenheiten mit ihrem direkten Vorgesetzten zu besprechen und in Fällen, in denen die Kommunikation wegen Befangenheit nur eingeschränkt möglich ist, mit der Geschäftsleitung.

Datenschutz und Datensicherheit

BMS verpflichtet sich und alle Mitarbeitenden alle Regeln der n der EU-DSGVO einzuhalten.

Hierbei speichern wir kunden-, lieferanten-, partner- und mitarbeiterbezogene Daten nur im gesetzlich erlaubten Umfang. Darüber hinaus achten wir auf Datenvermeidung.

Umfangreiche Mechanismen wie Zugangskontrollen, Passwörter, dezentrale IT Strukturen und sicherer Übertragungswege schützen die bei uns gespeicherten Daten.

Risk-Management

Der verantwortungsvolle Umgang mit Risiken in allen Bereichen unseres unternehmerischen Handelns ist Programm bei BMS. Wir erkennen alle Risiken als Chancen uns laufend zu überprüfen und zu verbessern.

BMS bewertet Risiken und Chancen in allen Unternehmensbereichen, sei es aus finanzieller, rechtlicher oder einer Sicht, die die kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens BMS untermauert.

Gleichberechtigung

BMS will ein attraktives Arbeitsumfeld für seine Mitarbeiter schaffen. Dabei besteht die Aufgabe darin, Mitarbeiter ausschließlich aufgrund ihrer Fähigkeiten einzustellen und zu befördern, ihre individuelle und berufliche Entwicklung zu fördern und ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Der Umgang mit unseren Mitarbeitern – wie auch Auswahl und Einstellung – erfolgt objektiv und ohne diskriminierende Kriterien.

BMS erwartet von seinen Führungskräften, dass sie flexibel genug sind, um auf die bestehenden Unterschiede bei der individuellen Qualität, persönlichen Ambitionen, nationalen Kulturen und organisatorischen Interesse angemessen reagieren zu können. Sie sollten die Handhabung solcher Unterschiede als Herausforderung betrachten.

Einhaltung des internationalen Arbeitsstandards der ILO, insbesondere beim Einkauf

BMS verpflichtet sich zu Einhaltung des ILO-Standards 182. Dieser beinhaltet im Wesentlichen den Schutz der internationalen Menschenrechte, die Abschaffung von Kinder­ und Zwangsarbeit, die Beseitigung von Diskriminierung bei Einstellung und Beschäftigung, die Verantwortung für die Umwelt und die Verhinderung von Korruption.

5. Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter bei BMS

Schutz des geistigen Eigentums von BMS

BMS gehört mit zu den Marktführern im Bereich Conjoint-Analysen und Online-Befragungen. Dies wurde und wird erreicht durch Neuentwicklung und kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Verfahren und Methoden.

Diese Entwicklungen bedeuten den Vorsprung vor unseren Wettbewerbern und sichern den kommerziellen Erfolg von BMS und damit Arbeitsplätze.

Verwendung des Internets / IT-Verhaltensregeln

Allgemein gilt, dass alle EDV-Ressourcen und -Einrichtungen nur für interne bzw. geschäftsbezogene Zwecke bestimmt sind und nicht für private Verwendungszwecke.

Alle EDV-Einrichtungen, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, dürfen niemals für persönliche Vorteile oder Gewinne eingesetzt und nicht während der Arbeitszeit missbräuchlich genutzt werden, und sie verbleiben im Eigentum von BMS.

EDV-Ressourcen und -Einrichtungen dürfen nicht in einer Weise eingesetzt werden, die unethisch oder illegal ist.

Unautorisierter Zugang zu Informationen und Informationssystemen ist verboten.

Jede Installation, Änderung, Löschung oder persönliche Anwendung von Software, die von BMS bereitgestellt wird oder aus den Informationssystemen von BMS gezogen werden kann, muss durch die IT genehmigt und geleitet werden.

Zur Vermeidung von Diebstahl, Verlust oder der ungenehmigten Verwendung von Informationen und Systemen muss ein Anwender Maßnahmen ergreifen, um die physische Sicherung von bereitgestellter Hardware wie Laptops, Telefone, USB-Sticks usw. zu gewährleisten.

Nicht-öffentliche Informationen / Dienstgeheimnisse

Informationen über jedwede Abläufe, finanzieller oder anderer Art sind per se als intern zu verstehen. Wir erwarten, dass unsere Mitarbeiter gegenüber Dritten absolutes Stillschweigen bewahren.

Geschäftsreisen

Die Sicherheit unserer Mitarbeiter während einer Geschäftsreise ist für BMS von höchster Bedeutung. Sollte eine Reise in ein nicht-EU Land notwendig sein, ist dies vorher durch die Geschäftsleitung zu genehmigen.

Geschenke und Einladungen

Nehmen Sie keine Geschenke, Einladungen oder sonstige Gefälligkeiten von Kunden oder Lieferanten an, wenn dies Ihre Fähigkeit, objektive Entscheidungen im besten Interesse von BMS zu treffen, beeinträchtigen könnte oder diese zu beeinträchtigen scheint.

Geschenke an Kunden bzw. potentielle Kunden mit der Absicht eines Geschäftsabschlusses sind nicht erlaubt.

Dies gilt auch für Geschenke von Lieferanten an Sie bei der Absicht eines Geschäftsabschlusses.

Weihnachtsgeschenke im üblichen Rahmen (auch steuerlich absetzbaren Rahmen) sind an aktive Kunden erlaubt.

Sie dürfen gelegentlich Einladungen von Kunden und Lieferanten annehmen, wenn der Kunde oder Lieferant auch beim Anlass dabei ist, die Kosten sich im Rahmen des ortsüblichen für geschäftliche Einladungen halten und schon eine längere Geschäftsbeziehung besteht.

Normale Geschäftsessen und der Besuch lokaler Sportveranstaltungen sind ohne vorherige Geschäftsbeziehungen nicht erlaubt. Ausgenommen hierbei sind Essen bei Firmenbesuchen und Produktpräsentationen.

Im Zweifelsfall ist die Entscheidung durch die Geschäftsleitung einzuholen.

Interessenkonflikte – private Betätigung

Jeder Mitarbeiter muss die beabsichtigte Aufnahme einer entgeltlichen Nebentätigkeit oder einer unternehmerischen Betätigung der Geschäftsleitung mitteilen. Das Gleiche gilt für die beabsichtigte Aufnahme eines Mandats in einem anderen Unternehmen.

Bei privaten Meinungsäußerungen in der Öffentlichkeit darf sich ein Mitarbeiter nicht auf eine Funktion im Unternehmen berufen.

Interessenkonflikte zwischen Aufgaben eines Mitarbeiters bei BMS und seinem persönlichen Interesse sind zu vermeiden. Auch im privaten Umfeld sollen Verhaltensweisen vermieden werden, die den Interessen von BMS entgegenstehen oder sie beeinträchtigen können.

6. Handhabung des Kodex

Einhaltung des Verhaltenskodex

Der BMS Verhaltenskodex eine unternehmensweite Richtlinie und somit für alle Mitarbeiter von BMS gültig.

Er ist kein Arbeitsvertrag und ändert nicht die Art der Beschäftigung, sondern stellt das Fundament dar, auf dem sich BMS befindet.

Wir rufen alle Mitarbeiter von BMS dazu auf, diesen Kodex nicht einfach zur Kenntnis zu nehmen, sondern sich selbst zu überprüfen, inwieweit Verbesserungen erreicht werden können

Rechtliche Hinweise des Verhaltenskodex

Die in diesem Kodex festgelegten Verhaltensweisen haben teilweise als Basis gesetzliche Vorschriften. Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex werden nicht hingenommen und können je nach Schwere mit Abmahnung bis hin zur Kündigung und/oder Strafanzeige geahndet werden.

Anmeldung von Bedenken

Wem ein Verstoß gegen diesen Kodex bekannt wird, schützt BMS, indem er dies meldet. Dies kann beim Vorgesetzten oder bei der Geschäftsleitung geschehen.